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目录前言上篇
做个称职的秘书——奠定升职基础&&&&第一章
工作态度决定秘书一生&&&&&&&&1.秘书要有干事业的心态&&&&&&&&2.秘书是最锻炼人的职业&&&&&&&&3.秘书工作是领导工作的组成部分&&&&&&&&4.秘书的细心和悟性很重要&&&&&&&&5.秘书要先称职再升职&&&&&&&&6.秘书工作虽小但事业重大&&&&第二章
职业素养成就秘书一生&&&&&&&&1.秘书应具备的个人素质&&&&&&&&2.秘书应有的职业品德&&&&&&&&3.秘书应具备的基本功底&&&&&&&&4.秘书应树立哪些职业观念&&&&&&&&5.秘书的信用是一种宝贵的资源&&&&&&&&6.企业秘书应树立哪些意识&&&&&&&&7.商务秘书应具备哪些能力&&&&第三章
日常事务考验秘书&&&&&&&&1.秘书接听电话的技巧&&&&&&&&2.秘书到达办公室后的日常整理工作&&&&&&&&3.秘书资料的保存与送发&&&&&&&&4.秘书如何做好会议记录&&&&&&&&5.秘书陪同领导出访应注意哪些方面&&&&&&&&6.秘书随从事务的工作程序&&&&&&&&7.秘书如何做好商务接待和拜访工作&&&&&&&&8.秘书如何做好外事迎送工作&&&&&&&&9.秘书如何拟定旅行计划&&&&&&&&10.秘书如何安排旅行住宿&&&&&&&&11.秘书信息工作的基本要求&&&&&&&&12.秘书如何做好信访批示件的办理工作&&&&&&&&13.秘书做发文处理有哪些规则&&&&第四章
办公技能锻炼秘书一生&&&&&&&&1.秘书应严格遵守公文处理的原则及基本要求&&&&&&&&2.秘书应懂得印章的管理和使用规定&&&&&&&&3.秘书编排资料有哪些讲究&&&&&&&&4.秘书做文件校核工作有哪些程序&&&&&&&&5.秘书应如何使用电子邮件&&&&&&&&6.秘书需掌握的电脑知识&&&&&&&&7.秘书如何熟练使用传真机&&&&第五章
“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准&&&&&&&&1.如何写好公关稿&&&&&&&&2.如何写好演讲稿&&&&&&&&3.撰写领导讲话稿应把握哪些重点&&&&&&&&4.什么是标准的公文格式&&&&&&&&5.公文写作的语言要求&&&&&&&&6.提高写作能力的途径和方法&&&&&&&&7.如何体现和增强文字材料的思想性&&&&&&&&8.如何写决定、通知、通告&&&&&&&&9.如何写请示、批复、通报&&&&&&&&10.如何写决议、议案、指示&&&&&&&&11.如何写函、意见、制度&&&&&&&&12.如何写规程、计划、办法&&&&&&&&13.如何写规定、规则、规划&&&&&&&&14.如何写开幕词、闭幕词&&&&&&&&15.如何写招标书、投标书&&&&&&&&16.如何写贺信、贺词、喜报&&&&&&&&17.如何写欢迎词、祝酒词、答谢词&&&&&&&&18.如何写经验介绍、总结&&&&&&&&19.如何写会议记录、会议简报、会议纪要&&&&&&&&20.如何写广告、启事、海报&&&&&&&&21.如何写人物简介、厂史&&&&&&&&22.如何写计划任务书&&&&&&&&23.如何写调查报告、可行性研究报告&&&&&&&&24.如何写邀请信函、介绍信、证明信&&&&第六章
职场沟通是对秘书说话水平的检验&&&&&&&&1.秘书应通晓各种人情关系&&&&&&&&2.秘书工作中的沟通技巧&&&&&&&&3.秘书如何消除与领导之间的裂痕和矛盾&&&&&&&&4.秘书应如何善待能力平庸的领导&&&&&&&&5.秘书如何正确对待傲慢型领导&&&&&&&&6.秘书应谨慎对待疑心重的领导&&&&&&&&7.秘书切不可冷淡逆境中的领导&&&&&&&&8.秘书应积极主动对待新来的领导&&&&&&&&9.秘书与客户沟通的技巧&&&&&&&&10.秘书做协调工作应防止闯入误区&&&&&&&&11.秘书做协调工作的原则&&&&&&&&12.秘书做协调工作的主要内容&&&&&&&&13.秘书做协调工作的特点和作用&&&&第七章
良好的礼仪形象是秘书的必备条件&&&&&&&&1.秘书应从形象着手&&&&&&&&2.秘书装扮得当很重要&&&&&&&&3.秘书在接待工作中应掌握的招呼语&&&&&&&&4.秘书在与人握手时有哪些讲究&&&&&&&&5.秘书在递接名片时有哪些讲究&&&&&&&&6.秘书在对外接待时的举止仪表&&&&&&&&7.秘书在涉外交往时应注意哪些方面&&&&&&&&8.秘书在涉外社交中应如何送礼&&&&&&&&9.秘书在接发请柬邀约时应注意哪些礼仪&&&&&&&&10.秘书在商业庆典时应注意哪些礼仪&&&&&&&&11.秘书在签字仪式上应注意哪些方面&&&&第八章
秘书的职业习惯需平时磨炼&&&&&&&&1.秘书要学会提前完成工作任务&&&&&&&&2.秘书常写日记好处多&&&&&&&&3.秘书要多听少说常点头&&&&&&&&4.秘书要学会科学有效地利用时间&&&&&&&&5.秘书在处理问题时应“今日事，今日毕”&&&&&&&&6.秘书应把敬业变成一种习惯&&&&&&&&7.秘书应学会自我释放压力&&&&&&&&8.秘书切不可沉溺于网络中篇
获得领导赏识——打开升职通道&&&&第九章
秘书应是领导的“贴心小棉袄”&&&&&&&&1.秘书不要介意为领导做分外的事&&&&&&&&2.秘书如何给领导挡驾&&&&&&&&3.秘书要学会取得领导的信赖&&&&&&&&4.秘书要懂得维护领导的尊严&&&&&&&&5.秘书必须充分了解自己的领导&&&&&&&&6.秘书对领导不能盲从&&&&&&&&7.领导出差后秘书应该做什么&&&&第十章
秘书如何成为办事高手&&&&&&&&1.秘书求人办事应讲究哪些技巧&&&&&&&&2.秘书要有快速的随机应变能力&&&&&&&&3.秘书如何预防工作中出现误会&&&&&&&&4.秘书如何提高工作效率&&&&&&&&5.秘书应具有较强的办事能力&&&&&&&&6.秘书要做好周密的计划&&&&&&&&7.秘书要善于通过细节获得成功&&&&&&&&8.秘书办事应讲究方式方法&&&&&&&&9.秘书要善于察言观色&&&&&&&&10.秘书应如何做好保密工作&&&&&&&&11.秘书要做到守口如瓶&&&&&&&&12.机关秘书如何增强执行力&&&&第十一章
秘书如何成为领导的最佳参谋&&&&&&&&1.秘书如何向领导提出好的建议和忠告&&&&&&&&2.秘书要懂得“参谋之道，精在谋略”&&&&&&&&3.秘书提意见要见机行事&&&&&&&&4.秘书的参谋贵在得法&&&&&&&&5.秘书要把握合适的决策时机&&&&&&&&6.秘书向领导请示的五个关键&&&&第十二章
做一个“多面手”的秘书&&&&&&&&1.秘书要熟知基本的采访技能&&&&&&&&2.秘书如何在商务谈判中取胜&&&&&&&&3.秘书如何突破商务谈判的僵局&&&&&&&&4.秘书要善于在谈判中分析对手&&&&&&&&5.秘书在谈判中的答话和说服技巧&&&&&&&&6.秘书到国外出差时应安排周到&&&&&&&&7.秘书工作出现失误时如何处理&&&&&&&&8.秘书如何凭借风趣赢得好感&&&&第十三章
好人缘会给秘书带来好口碑&&&&&&&&1.秘书要把握好同事之间的关系&&&&&&&&2.秘书要学会与不同类型的同事交往&&&&&&&&3.秘书如何与资深同事相处&&&&&&&&4.秘书被同事排挤时应如何应对&&&&&&&&5.秘书如何应对与自己为敌的同事&&&&&&&&6.秘书要学会与新同事平等相处&&&&&&&&7.秘书应学会为人宽厚&&&&&&&&8.秘书绝不要独享荣誉&&&&第十四章
秘书应具有外交家的平衡术&&&&&&&&1.秘书如何让犯错的领导明白错误&&&&&&&&2.秘书如何应对领导提出的不合理要求&&&&&&&&3.秘书应付领导刁钻问题的策略&&&&&&&&4.秘书切莫陷入各种人际是非圈&&&&&&&&5.秘书如何面对领导之间的矛盾&&&&&&&&6.秘书如何巧妙地让领导宽容自己的过错&&&&&&&&7.秘书和领导说话应注意哪些忌讳&&&&&&&&8.秘书要学会从公司的角度看问题&&&&&&&&9.年轻秘书应避免哪些人际关系误区下篇
完成角色转换——把握升职机会&&&&第十五章
秘书要学习领导的本领&&&&&&&&1.跟领导学做人做事&&&&&&&&2.跟领导学交往&&&&&&&&3.跟领导学口才&&&&&&&&4.跟领导学用人&&&&&&&&5.跟领导学管理&&&&&&&&6.跟领导学决策&&&&&&&&7.跟领导学处理危机&&&&&&&&8.跟领导多见世面&&&&第十六章
秘书要心态积极，懂得忍耐&&&&&&&&1.秘书要先适应领导，再适应工作&&&&&&&&2.秘书切莫滋生优越感&&&&&&&&3.秘书要适应“怀才不遇”的感觉&&&&&&&&4.秘书要适应领导的工作习惯和作风&&&&&&&&5.秘书要正确面对领导的冷落&&&&&&&&6.秘书要学会以退为进的方法&&&&&&&&7.秘书别把情绪带到工作中&&&&&&&&8.秘书不可安于现状&&&&第十七章
秘书要学会创造机会，展现自我&&&&&&&&1.秘书要让领导相信你的才能&&&&&&&&2.秘书应适当地表现自己&&&&&&&&3.秘书要针对不同的领导采取不同的方法&&&&&&&&4.秘书要有争取机会的勇气&&&&&&&&5.秘书要通过实力展现自己的能力&&&&&&&&6.秘书应注重自我修炼&&&&&&&&7.秘书如何提升自我&&&&第十八章
秘书在晋升为总裁助理后的工作&&&&&&&&1.要迅速熟悉公司业务&&&&&&&&2.要与领导建立高度的默契与信任&&&&&&&&3.要努力搞好人际关系&&&&&&&&4.要迎接被委以重任的机会&&&&&&&&5.要为下一步升迁做好准备&&&&第十九章
秘书应明确自己的晋升方向&&&&&&&&1.行政类：晋升为办公室主任&&&&&&&&2.助理类：晋升为总经理助理&&&&&&&&3.人事类：晋升为人力资源主管&&&&&&&&4.业务类：晋升为业务经理&&&&第二十章
秘书在成功升迁至总裁级领导层后的工作&&&&&&&&1.赢在亮相：新官上任三把火&&&&&&&&2.赢在观念：培养正确的领导观&&&&&&&&3.赢在实力：在领导岗位上站稳脚跟&&&&&&&&4.赢在才干：以骄人的业绩让领导满意&&&&&&&&5.赢在定位：确立自己的领导风格&&&&&&&&6.赢在理想：向总裁这个职位全力冲刺&&&&第二十一章
职场飞跃：从合格秘书到优秀领导&&&&&&&&1.“小”秘书成就“大”事业&&&&&&&&2.从秘书到百安居总裁&&&&&&&&3.从普通秘书走向央视名家讲坛&&&&&&&&4.陈天桥——从秘书到中国首富&&&&&&&&5.秘书要与领导建立深情厚谊
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　　曾经有人这样形容过秘书的工作：“秘书不是咄咄逼人的玫瑰，但有着百合的清雅，鸢尾的优美，鼠耳草的敏锐，矢车菊的温柔可爱，山楂花的守口如瓶，西洋樱草的成熟好学。”　　秘书并不是一个吃青春饭的职业，而是一份使人受益终生的事业。　　有许多著名企业的高级管理人员，就是从秘书做起，一步步发展和完善自我，最后取得事业的辉煌。比如，美国惠普公司前首席执行官卡莉·菲奥莉娜就是从秘书工作开始其职业生涯的；还有国内著名的女强人吴士宏，她在IBM工作的最早的日子里，也只是一名文秘。　　现实工作需要秘书既成为领导的好帮手，又要为领导出谋划策；既要懂得维系人际关系，又要善于解决各种复杂的人际矛盾；既是办事的顶尖高手，能将各种棘手的事情处理得圆满，又能在不越权的情况下把握好办事的分寸；既能掌握精湛的办公技能，又具有扎实的文字功底，拥有生花妙笔……　　为什么面对一样的工作机遇，一样的发展平台，有的秘书在很短的时间内平步青云，成为老板眼前的红人，进入团队的领导层；而有的秘书虽然付出很多，却依然得不到领导的青睐，甚至还沦为公司裁员的对象？　　显然，如何做一个好秘书，这里面的学问可谓博大精深，除了拥有足够的“硬件设施”以外，还应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、决策能力以及随机应变能力……这些，都需要多年的学习和磨炼，需要你用心去想、去琢磨、去体会。　　更重要的是，秘书在做好自己本职工作的基础上，还要有从一名普通秘书成长为卓越领导的“野心”。在平时的秘书工作中，要端正态度，找准位置，修炼内功，获得领导赏识，把握升职机会。　　与其他职位相比，秘书有许多天然优势：跟领导接触频繁，能在领导面前充分展露自己的才干，能让领导更直接全面地了解自己，等等。因此，秘书有更多的机会接受培训，被提拔的几率也更大。　　对秘书来说，要珍惜向领导们学习的机会，学习他们的经商之道、处事之法，同时利用好表现自己才华的天时地利，逐渐从普通秘书升任为高级秘书、总裁秘书、业务经理，最后进入领导层，成为一名卓越的领导。　　华为集团总裁任正非曾说过：“秘书的价值是由自己的呼喊而产生的。如果你们不对自己做出正确定位的话，也不会有任何救世主来为你们做这些，这就是说命运掌握在自己手里，命运的改变靠自己……一定要注意，提升你们的不是经理，也不是员工，而是你们自己，只有你们自己才能创造自己的历史，创造自己的前途和机遇。这些问题，要在工作中慢慢去体会，克服自身缺点，表现自己的优点，发挥强项，使得自己适合时代潮流。”　　因此，“先做秘书后做领导”不但是企业秘书的升职路线图，也是普通企业员工、机关公务员、公司白领的职场圣经。每一位追求伟大人生的有志之士都应该读读这本书，每一位在职场打拼的人士也都应该读读这本书。
第一章　工作态度决定秘书一生
　　秘书是一个使人受益终身的职业，如果懂得珍惜在领导身边工作的机会，时时处处留心学习他们的管理艺术、领导智慧、经商之道、处事之法，同时又善于抓住在领导面前表现自己才华的良机，你就会有无穷的进步空间。　　
1.秘书要有干事业的心态　　美国石油大王洛克菲勒，在写给儿子的一封信中这样说：“如果你视工作为一种乐趣，人生就是天堂；如果你视工作为一种义务，人生就是地狱。”　　工作态度决定了人生的高度。对秘书来说，把自己的工作当做一项事业来做，满怀工作热情，通过自己的工作让领导把事业做得更好，同时在工作中不断完善提高自己，就会有无穷的进步空间。　　浪琴表中国区副总裁麦姬丽，既非名校毕业，也没有学过流行的MBA，她的第一份工作就是秘书。　　在很多人眼里，秘书就是文书，只要接接电话，整理资料，做好这些不需要太多创造性的工作就能过关。但是，麦姬丽却不这么认为，她说：　　“作为一名秘书，我给自己的任务是，帮助领导把事业做得更好，帮助整个团体顺利工作。做秘书这一项，你可以在不同的行业里工作，这样可以让你学到许多东西。当你对不同的行业有了了解，自己也尝试过和各类行业的人打交道，你才有可能发现哪个工作才是你真正合适做的。找准自己最适合的事业，你就有动力去进步。”　　有了干事业的心态，麦姬丽的发展空间一下子变大了。她发现，与其他同事相比，自己有更多机会接近领导，也多了锻炼才干、展示才华的机会。做第一份秘书工作时，麦姬丽和领导合作得非常好，结果后来当领导有机会去“浪琴”发展时，也把她带到了这家大企业。　　在浪琴，麦姬丽继续从事秘书工作，并给自己一个很高的定位，不断发掘出自己在晋职方面的潜在优势。凭借干事业的劲头，麦姬丽这个曾经不起眼的秘书找到了一条晋职的捷径，荣升浪琴表中国区副总裁，而随后浪琴表在内地市场的业绩也达到了全球销量和销售额第一。　　从秘书到副总裁，麦姬丽只用了十年时间。这一成就的取得，给我们带来了很多有益的启示。麦姬丽的可贵之处在于，把秘书工作当做事业来干，从而印证了一句话：“心胸有多大，舞台就有多大。”　　（1）秘书的发展空间可大可小　　曾就职于某大型企业秘书，现为一家大型媒体负责人的L先生认为：“秘书的发展空间可以很大也可以很小。如果缺乏主动性和创造性，从事秘书这一行，会让自己的发展和晋升空间越来越小，只能一直做一些打理领导的时间表，整理文件的工作。反之，如果能够创造性地开展工作，把握身边的机会，就可以让自己登上广阔的大舞台。”　　（2）秘书面对的是挑战，更是机遇　　与其他职?清晰的岗位界定不同，秘书工作范围很广，工作重点不突出，往往让新到工作岗位的秘书无从下手。美国惠普公司前首席执行官卡莉·菲奥莉娜最初就是从秘书工作开始其整个职业生涯的。多年以后，她在清华大学演讲时这样描述自己初入职场的情景：“我进入一家商业经纪公司，在那里打字，接电话，我从事的是秘书的工作。”不同的是，卡莉·菲奥莉娜不断适应环境，抓住机会，赢得了许多升职的机会，最终成就了自己的辉煌。秘书面对的是挑战，更是机遇，能够顺势而为的人才能打下基础，成就一番事业。　　（3）秘书要有一颗事业心　　秘书要有干事业的心态，认真对待每一件事。有了认真、负责的态度，观察事物的角度就会不一样，执行的效果也会大相径庭。时间一长，秘书的能力、见识、手腕都会有高下之分，升职空间也会有大有小。正所谓，心态决定一切，在平凡中成就卓越，首先要有一颗事业心。
　　秘书，号称领导的影子，既要打杂又能见世面，既人微言轻又重权在握，似乎处于一个尴尬的境地。但是，只要你敢于迎接挑战，认真做事，别人一定会给你发展的机会。你的命运，实际上掌握在自己的手中，你的思想和行为决定你的发展空间的大小。一旦选择了秘书职业，就应该把它当做一项事业来干，这样才能奠定成功的基础。　　2.秘书是最锻炼人的职业　　当个秘书，容易；做个称职的好秘书，很难。秘书工作最考验人，也最锻炼人。只有那些肯于经受磨炼、认真做事的人，才会出成绩，不断升职。　　吴士宏是被人们成为“打工皇后”的著名女强人。她在自传中回忆说：“在IBM工作的最早的日子里，我扮演的是一个卑微的角色，沏茶倒水，打扫卫生，完全是脑袋以下肢体的劳作?我曾感到非常自卑，连触摸心目中的高科技象征的传真机都是一种奢望……”　　由于工作踏实、认真，肯动脑子，吴士宏在秘书岗位上一步步迎头赶上，累积的经验越来越丰富，才干也越来越大，由此在IBM得到了许多发展的机会。后来，她还担任过微软大中华区CEO、TCL集团总经理，成为名副其实的“打工皇后”。　　从一个默默无闻的小秘书，到成为著名的女强人，吴士宏的经历表明：秘书绝对是一个可以有所作为的职业。对那些初入职场，资历平平的新人来说，一旦选择了秘书这个岗位，就应该主动接受历练，在成长、进步中采摘成功。　　（1）多见世面，主动学习　　秘书在日常工作中应多接触公司所有的部门和人员，对公司的运作和整体状况有全面的了解，并与外界多接触，和公司的主管部门、大客户建立密切关系。在见世面的过程中，秘书要主动学习，勤于思考，利用各种机会锻炼自己、增加才干。本事大了，“青春饭”才不会成为秘书的别名。　　（2）增强素养，提高水平　　一名优秀的秘书，应具备胆大心细、处事冷静、办事周到等良好的素养。在日常工作中注意加强自我修炼，提高工作水平，可以让秘书在薪水、职位，以及发展空间方面，得到全面提升，前途无量。　　（3）积累才干，走向领导　　有一句话说得好，经验是累积起来的，才干是历练出来的。秘书工作涉及的面广、接触的人多，比其他岗位的工作人员更能锻炼人。随着时间的推移，秘书的经验越来越丰富，才干越来越大，必然会在合适的时候被委以重任，独当一面。这种从士兵当上将军的事情，在职场上屡见不鲜。
　　许多职位都有清晰的岗位描述、发展指向，唯独“秘书”工作范围太大，让许多从业者无所适从。然而，在忙乱和无序中抓住关键，修炼出一套要风得风、要雨得雨的本事，恰恰是秘书工作的魅力所在。一旦秘书在工作中锻炼出八面玲珑、处事周全的手腕，那么坐上领导的位子也就指日可待了。　　3.秘书工作是领导工作的组成部分　　领导配备秘书，是为了集中精力做好规划、决策、管理等重大事项。至于信息传达、执行、撰稿等工作，则大多由秘书负责，或让他们发挥辅助、参谋的作用。　　显然，秘书的存在是为了让领导的工作更有效。还可以这样说，秘书工作是领导工作不可分割的组成部分。　　（1）秘书帮助领导完成工作　　许多时候，如果缺少了秘书的帮助，领导在?成自己的工作时就会显得力不从心。比如，在完成某项重大决策的时候，如果没有秘书帮助搜集大量资料，或者召集各个部门的负责人提供建议，领导就不能集中精力谋划全局。因此，领导工作的出色完成，凝聚着秘书的智慧和心血。　　从长远来看，秘书要全心全意为领导的工作服务，施展各种本领做好配合、支持和帮助领导的工作。有的秘书存在“事不关己高高挂起”的心态，不但降低了领导的工作效率，还失去了提升自我能力的好机会，也削弱了自己在领导心目中的地位，这实在是一种重大损失。　　（2）秘书代替领导发号施令　　领导需要向个人或组织发号施令时，常常由秘书出面传达。这时候，秘书实际上成了“领导”的化身，是以“领导人”的面目出现在大家面前的。期间，做领导的威严、风度、心理，秘书都能有切身的体会。　　秘书在代替领导发号施令的过程中，要发挥“传声筒”的作用，不能擅自做出格的事情。同时，还要学习领导下达命令的方式，留意大家的接受程度以及反应。这些都能为日后走上领导岗位，准确把握下属的心理，提供绝佳的帮助。　　（3）秘书负责领导的日程安排　　秘书本身没有职位上的独立性，而是从属于领导而存在的。虽然官不大，但由于秘书经?安排领导日程，因此在许多人眼里成了不能得罪的“官”。对许多人来说，要见某位领导，必须和他的秘书打好招呼，否则愿望就会泡汤。因此可以这么认为，秘书成了领导活动日程的调节器。　　安排好领导活动日程，是秘书工作的重要内容。每天都清楚领导做了什么，和哪些人见面了，见面后的状况如何，即便不在其位，也对领导工作的要害了然于胸了。
　　秘书是领导的助手，是不可缺少的好参谋。秘书要在协助领导完成工作的同时，用心感悟领导的规律和诀窍。　　4.秘书的细心和悟性很重要　　秘书工作头绪多，环节多，规矩多，“错误”的种子无处不在。稍不留神，就会出现各种纰漏，甚至酿成大错。怎样避免工作中出现各种失误，提升解决问题的能力呢？对秘书来说，最重要的就是要有细心和悟性。　　细心是一个秘书成功的最重要的条件。一个好秘书一定会知道什么事情是重要的，哪些细节会给上司带来帮助，谁又是老板眼中的“大人物”，等等。只有细心细心再细心，切实把每一个环节都做细做精，才能避免出现纰漏。　　（1）细心地观察领导的日常工作　　秘书必须学会细心地观察领导，才能更好地配合领导工作。?如，领导每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件都要了如指掌。又比如，领导在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题，等等。　　通过这种仔细的观察，就能慢慢地了解领导，知道他内心真正在想些什么，目前最关心哪些问题；哪些问题最让他头痛，有哪些事想急于实现，正在筹划什么项目或行动。掌握了这些情况，秘书才能清楚地知道自己应该做什么，不应该做什么，以及如何去做，怎么做好。　　（2）细心才能掌握领导的“禁区”　　对秘书来说，清楚地知道自己应该为领导做什么，还远远不够。更重要的是，秘书要知道哪些事情不能做，哪些话不能说。这是因为，许多领导在工作上或情感上都有自己的“禁区”，这些禁区似乎是天生的，没有什么理由，别人碰不得，一碰他就暴跳如雷。　　因此，秘书必须细心，留意领导的禁忌，不踏入领导的“禁区”。做一个善解人意的秘书，领导会更加信任你，你与领导之间的交流就会更多，你才能成为名副其实的助手。更重要的是，一个善解人意的秘书，是领导的“后台朋友”，升职潜力和空间都会大大增加。　　孔子说：“举一隅不以三隅反，则不复也。”意思是教人认识四方的东西，举出一个角为例，让他类推另外三个角，如果不能类推，就不要再教他。在秘书工作中，虽然勤奋、忠诚都必不可少；但是，心细、悟性高的人更容易出色办事、高效办事，赢得领导的赏识。　　（1）悟性让秘书变被动为主动　　有的秘书工作很努力，却不善于总结经验、教训，结果一生都在做无用功，难以脱颖而出。说到底，他们都缺乏悟性——在工作中不善于举一反三，只能原地踏步。　　俗话说，一等人不用教，二等人用言教，三等人用棍教。人人都想变得更聪明，取得更大的成就。关键是，要有“停下来、想一想、继续走”的意识，做到善于观察、勤于思考、灵?变通。这样，才能适时调整自己的步伐和节奏，做到处世灵活，办事干练。对秘书来说，悟性高，头脑灵活，才能在千头万绪中抓住关键，在工作中变被动为主动。　　（2）悟性让秘书了解领导的真实想法　　领导的工作千变万化，领导的想法也常常不断变更，让人捉摸不定。秘书只有具备一定的悟性，才能准确拿捏领导的真正想法，有许多工作就可以提前准备，这样就不至老处于被动状态。比如，领导需要材料的时候，秘书已经准备好了；领导想要见什么人的时候，秘书已经把对方的电话号码找了出来……这些功夫都要靠不断的感悟去把握、训练。
　　有的秘书工作了很长时间，业务水平还是不高，这大多是缺乏细心和悟性的结果。秘书工作需要细心，领导也比较信任和喜欢工作细心的秘书。同时，秘书还要培养自己的悟性，理解秘书工作的要害是什么。作为一名秘书，不能只想混口饭吃，要细心、主动、周到、忠诚地工作，一切为组织的利益着想。做到了这一点，就没有不被提拔的理由。　　5.秘书要先称职再升职　　对秘书来说，什么是“称职”呢？有出色的写作能力、口才技巧、沟通艺术，把上司交代的事情办好，这些只是最基本的，仅仅有这些还不够，秘书还应该用“心”工作，才能让自己更称职。　　（1）把忠心献给组织　　无论是事业单位的秘书，还是企业秘书，都应该对组织忠心、负责，关心组织的发展?维护组织的利益。有了这种忠心，才能尽职尽责地工作。　　（2）把放心献给领导　　为领导服务是秘书人员的重要职责。秘书人员必须以严格的组织纪律、绝对的服从意识、过硬的思想作风、精湛的业务技能和出色的工作业绩让领导放心。　　（3）把热心献给同事　　秘书既要为领导服务，又要为同事服务。在工作中帮助同事，在沟通中理解同事，主动帮助那些遇到困难的同事，这样的秘书才能用“热心”换得“真心”，让自己的工作更出色。　　（4）把真心献给客户　　从某种意义上说，客户就是企业的衣食父母。秘书在与客户打交道的过程中，务必要真心实意地做好沟通、服务工作，不能有半点含糊。因为许多时候，客户在领导面前的一句话决定着秘书的生死。　　（5）把恒心献给事业　　秘书工作事无巨细，繁杂枯燥，容易使人产生厌倦情绪。所以，秘书成就事业贵在坚持，贵在恒心。明智的秘书应当高度重视“九十九步的努力”是一半、“最后一步”也是一半的哲理。要坚信只要持之以恒地努力，终有得到回报的那一天。　　（6）把平常心献给自己　　做好秘书工作，贵在心态平和，切忌攀比浮躁。升迁有先后，名利有机遇。工作向前看，名利往后看，踏踏实实做事，坦坦荡荡做人，可能不一定会好到哪里去，但决不会坏到哪里去。真正能成大器的人，往往都是高调做事、低调做人者。
　　现代的文秘岗位已经逐步划分为“文员”、“秘书”两个层次。“秘书”是在“文员”的基础上上升了一个岗位层次，根据其在行政管理层的地位又分为普通秘书和高?秘书。　　普通秘书除具备文员的要求外，需具备该企业（行业）的专业知识，同时有较强的文字功底，可以协助上司起草文稿、传真件等，并有一定的组织能力和良好的气质。高级秘书，除了满足上述基本要求外，还需具备良好的沟通、组织、协调、判断、决策，以及解决问题和预见问题的能力，还要有大量的经验积累和优秀的气质与优良品质。　　要想在秘书的职位上不断跃进，必须先做好本职工作，成为领导眼里称职的助手，同事眼中称职的伙伴。　　6.秘书工作虽小但事业重大　　李伟是一家外贸公司的秘书。刚参加工作的时候，他也迷?过，但是直觉告诉他，“小”秘书也能成就“大”事业。　　由于不甘心做一个普通的职员，李伟从进公司的第一天起，就给自己很高的定位。除了学习各种事务性工作外，他还眼观六路、耳听八方，一有时间就回想最近几天领导交代的事情，自己有哪几件办得还不够好，自己还有哪些方面存在不足，应该如何改进。　　有一天快下班的时候，领导突然把助理叫到眼前：“一会儿有朋友来，我要请他们到酒店吃饭，你负责把这事办好。”很快，助理匆匆忙忙赶回来说这家经常光顾的酒店今天爆满，订不到位子。这时，站在一旁的李伟说:“让我来试试。”最后，李伟凭借和酒店大堂经理的良好关系，办妥了一切，得到了领导的赞许。　　还有一次，李伟陪同领导去见客户，签一个重要的合同。刚下车的时候，天空中飘起了小雨，李伟故意放慢脚步，拿出500元钱递给司机说:“麻烦你立刻到附近买一把名牌伞来，尺寸要大。”过了一会，领导和客户签完合同，从楼里走出来，外面已经是大雨滂沱。李伟紧走几步，从司机手里拿过伞递给领导，领导风度极好地为客户打起伞，把对方送上车。　　就这样，过了一段时间，有一天，领导把李伟叫到办公室说:“从下周起，你做我的助理，同时担任秘书工作。让你身兼?职，没问题吧！”李伟按捺不住内心的激动，不停地点头。　　秘书工作虽小，但是照样有人做得有滋有味，在这个不起眼的舞台上实现了自己的理想，成就了自己的事业。对秘书来说，关键要把握好下面两点：　　（1）用心比什么都重要　　同一种工作，同一个岗位，有的人做得很出色，业绩不断提升，有的人碌碌无为，一事无成。这里面的原因众多，但是最根本的一点是有没有“用心”。用心，就是重视自己的工作、热爱自己的工作，并在工作中努力付出。只有用心于事业才能收获果实，让自己有所长进，在工作上不断?升。　　（2）专业?就卓越　　要想把秘书工作做好，仅仅满足于打字、接听电话是不行的。必须瞄准工作之外的东西，围绕“为领导服务”做事。想领导之所想，急领导之所急，这样开展秘书工作才算“专业”，才能得到上司的青睐，迎来事业发展的机会。　秘书的工作内容包罗万象，并具有多元性、复合性、繁杂性的特点。秘书对内是领导的左膀右臂，对外是单位的脸面喉舌；既要运筹帷幄，又要捉刀代笔……一个合格的秘书应是具有能适应多方面工作要求的通才和“杂家”。
第二章　职业素养成就秘书一生
　　秘书的工作内容包罗万象，并具有多元性、复合性、繁杂性的特点。秘书对内是领导的左膀右臂，对外是单位的脸面喉舌；既要运筹帷幄，又要捉刀代笔……一个合格?秘书应是具有能适应多方面工作要求的通才和“杂家”。　　
1.秘书应具备的个人素质　　秘书担负着上情下达、下情上报、对外交往及后勤服务等工作，所以秘书应该具备这样的气质：爱岗敬业，值得信赖，独立成熟。这种气质具体表现在对待上级不?不亢；对待同事谦和礼让；对待客户亲切周到；对工作认真负责；为人处世老练冷静。这些素质在秘书平时的参谋、助手、协调、服务、督办工作中都需要用到。　　秘书需要有一个敏锐的“雷达”，时时刻刻留意到周围人和事的变化。要及时传达上级的指示，善于观察同事的情绪，准确把握客户??向。秘书可以说是一个天生的“交际家”，要懂得圆滑的处世技巧，在上下级出现矛盾之时，不偏不倚，妥善解决纠纷；在客户出现不满的时候，从容不迫，周到地解决客户所提出的问题。　　有时候，秘书又好似一个敬业的“工作狂”，工作要认真负责、勤?恳恳、任劳任怨；要抱着“干一行、爱一行、专一行”的态度来工作，这样才能为上级解忧，为同事分忧，为客户服务。那么，做好一个秘书应具备哪些个人素质呢？　　①要有严明的纪律。在一个团队中，纪律是最重要的，严明的纪律是团队生存的基础，没有了纪律，就丢失了一切。　　②要有一丝不苟、尽善尽美的办事态度。事情无论大小巨细，都要做到尽心尽力、力求完美；不仅要完成领导交代的工作，还要讲求工作效率，对工作安排要主次分明，优先处理要事、急事，对大事要高度重视，一抓到底，对相对来说不太重要的事可以延后。　　③?想要活跃，能够跟上时代的变化，快速接受新生事物，并且掌握新生事物。
　　作为一个秘书，办事要稳妥，处世要严谨，道德品质要高尚，工作作风要踏实，对人要公正；真正做到堂堂正正做人，认认真真做事，这些都是一个优秀秘书的必备品?。　　
2.秘书应有的职业品德　　作为秘书，应具有一定的职业品德。比如说，热爱事业、安心工作、为事业献身的精神，按领导意图办事和谦虚待人的精神，还有严守本分、严守纪律、严守机密，等等。其中，以下几点是应该经常注意的：　　①诚实而不做假弄权。我们说诚实，是指对待我们所服务的领导人而言。设想秘书对领导人有所虚假，那还有什么好关系可言!有个别秘书传假旨，冒用领导人名字批条子、签字等，就是做假弄权的行为，不但违反纪律，严重的情况下还是犯法的。　　秘书要严格要求自己，秉公办事，坚持原则，决不?打着领导的旗号办私事，树立所谓的自己的“形象”。　　②当参谋而不是自以为是。有人提过这样的问题：当秘书，按领导意图办事与当参谋有时会产生矛盾，若是领导人的意见是错的，他又不采纳我的参谋意见，怎么办？这里有三点要注意：一是不要指望领导人采纳秘书人员的一切建议；二是不要以为自己的意见就是对的；三是要明确认识，领导人是决策者，秘书无权强要领导人采纳自己的意见。　　在领导人的指令、意见，“出台”前，如果秘书发现有不足之处，应当提出补正意见供参考。秘书同领导人之间的关系应该是亲密、融洽、和谐而充满友?和支持的工作关系。　　③顾全大局而不介入矛盾。如果几位领导有了意见分歧、有了个人矛盾时，秘书应该怎么办？这里有一条原则：秘书不能也不允许介入领导人私人间或工作中的分歧和矛盾。秘书介入这种纠纷，支持一方、反对一方，不但于事无益，而且会把事情搞得更复杂。秘书人员不能在领导之间说不利于团结的话。如回避不了，最多只能表示：领导之间的事，秘书人员不便说什么，希望以大局利益为重，相互谅解、搞好团结。如果领导间在工作上有分歧，临到秘书非执行不行时，就只能按组织原则，执行主要决策人的意见。　　④公正而不搬?是非。秘书在领导人身边工作，随时随地需要向领导人汇报情况，提供对事物的看法。这种工作条件要求秘书公正、客观、超脱。涉及人事问题时，绝不可借工作之便，挟私向领导人说这个人那个人的坏话。这是一条美德，也应是一条纪律。　　⑤谦虚而不傲上凌下。有些秘书自以为地位重要，对下口大气粗、盛气凌人，使人反感。有些秘书性格急躁，自以为正确，有时会同领导人顶撞、争吵起来。好的性格也是处理好人际关系的重要因素，但性格、脾气，多半也能纳入品德修养的范围。如果秘书自恃有才干，而不注意职业品德修养，也是搞不好关系的。?　⑥受批评而不急不怨。有些秘书风趣地说：我们做工作挨批评是常事；如果有一段时间不挨批评就是事实上的表扬。工作做得不好，挨批评是应该的。有时，领导人的要求、批评也有弄错情况的。这时，最好不要急于争辩、急于解释，而是暂时冷静一下，等气氛稍微缓和一下再用适当方式说清楚。有时，情况不说自明。能做到这一点，对处好以后的关系做好服务工作非常有好处。　　⑦办事要忠于领导意图不要按个人喜好随意增减，画蛇添足，把事情办走了样。也不要在执行一位领导人的指令时而去问另一领导人的意见，节外生枝把事情搞复杂，这些都是忌?的。
　　秘书在工作中要摆正心态，特别是在传达领导精神时应不掺杂个人意见，原原本本地执行,使之不走样、不变形、不夸张。　　3.秘书应具备的基本功?　　做秘书同做其他专业工作一样，需要一些基本功底。这些基本功底，就像盖楼的地基，越厚实越牢固，对做好工作越有利。　　（1）政治理论功底　　秘书应当懂哲学和政治经济学的知识。有些人觉得企业秘书懂不懂哲学和政治经济学，对工作并没有多大关系。这个看法其实不正确，秘书必须要懂哲学和政治经济学，这是秘书功底基础的基础。其中的道理很简单，因为秘书是需要有一定思想水平和理论水平的，否则无法把文章写好，而哲学和政治经济，是秘书提高思想水平和理论水平必不可少的知识。　　（2）逻辑思维功底　　秘书要系统的掌握逻辑知识，有很强的逻辑思维能力。一个文章写得好的秘书，逻辑思维能力肯定很强，所以逻辑学知识就像哲学和政治经济学知识一样，也可以说是秘书功底基础的基础。　　（3）政策法规功底　　秘书要熟悉与本企业有关的国家宏观经济政策、产业政策、行业政策和与本企业有关的基本法规、特定法规。举例来说，如果你在电信企业做秘书，就要熟悉党和国家改革开放的大政方针和重大决策，就要熟悉信息产业政策、通信行业政策、电信体制改革政策，就要熟悉“劳动法”“消费者权益保护法”、“合同法”“公司法?“电信条列”等。只有掌?了这些东西，你才能保证所写的文章有正确的政治性和“政治高度”，并且使文章符合法律法规所设定的“游戏规则”。很难想象，一个“政策盲”“法盲”的秘书能把文章写好，所以，政策法规知识是秘书应当掌握的知识。　　（4）企业经营管理功底　　秘书要有丰富的企业经营管理知识。这方面的知识包括两个部分，一部分是一般的企业经营管理理论知识，这里面也包括现代企业制度知识；另一部分是你所在企业的经营管理知识，比如你在电信企业，就要有电信企业经营管理知识，在其他企业，就要有其他企业的经营管理知识。因为你在企业当秘书，所写的文章都是有关企业经营管理的事情，如果企业经营管理知识很缺乏，是无法把文章写好的，所以，学习企业经营管理知识，也是秘书的必修课。　　（5）专业技术业务功底　　秘书要比较了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识。秘书对本企业的技术业务应当是个行家，而不应当是个外行。为什么呢？因为如果你不了解、不熟悉本企业的技术业务知识，肯定写出来的文章里会有外行话，甚至会造成错误，闹出笑话。当然，这并不是说秘书就非得精通技术业务不可，这样要求也没有必要，但必须对基本的常识性的技术业务知?了解和熟悉，而且了解的面和熟悉的面越宽越好，秘书对本企业的技术业务应当是个通家。　　（6）公文写作功底　　秘书要掌握公文写作基本知识，掌握公文写作技法。这是秘书这个行当的基本功。公文写作知识包括了三个部分，一部分是一般的公文写作理论知识，另一部分是企业公文写作理论知识，还有一部分是秘书个人在写作实践中摸索总结出来的写作知识。前两个部分是秘书基本功的理论基础，有了这个理论基础，你才能迈进秘书这个行当的门槛。但光有理论基础并不一定就能把文章写出来，或者写出来也不一定就能写得好，还有在实际写作中摸索总结写作知识的问题，这?分的知识摸索总结得越多，经验积累得越多，你的基本功就越厚实。
　　以上六个方面的功底是对秘书的基本素质要求，或者说是秘书能够把文章写好所需要具备的基本功。一般来说，凡是写作水平比较高、文章写得好的秘书，这六个功底肯定都很深厚。　　4.秘书应树立哪些职业观念　　秘书工作的基本特征，就是秘书职业的基本定性。把握秘书工作基本特征，就是要求我们树立秘书职业观念。因为思想观念的转变，是秘书工作改革与发展的先决条件。根据秘书工作的基本特征，秘书应当树立以下职业观念：　　（1）服从观念　　所谓服从观念，就是要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按照领导意图办事。这是由秘书与领导的关系位置决定的。　　主辅关系决定了秘书的从属地位，秘书按照领导意图和要求工作，以服从领导为自己的本?。因此，秘书人员要充分认识自己的职业角色，围绕领导工作的目标和要求来调节自己的行为，绝不能别出心裁，另搞一套，更不能同领导对着干。　　（2）参谋观念　　发挥参谋作用，是领导决策科学化、民主化的客观要求，也是秘书工作提高辅助水平，适应时代发展的客观要求。秘书具有贴近领导、综合服务、信息枢纽的三大优势，发挥参谋作用有得天独厚的条件，尤其在高科技飞速发展的新世纪，领导者要在纷繁复杂、稍纵即逝的新情况面前，迅速、准确地做出各种判断，更需要秘书人员发挥参谋作用。　　因此，秘书人员必须强化参谋意识，提高谋略水平，掌握参谋艺?，真正实行从侧重办文办事向既办文办事又出谋献策转变，充分发挥参谋作用。　　（3）全局观念　　众所周知，任何一级领导者都必须站在本系统的制高点上，只有这样，才能统观全局，全面运筹，指挥若定。秘书工作是辅助领导去开展工作的，秘书人员只有立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，才能与领导者取得共识，适应领导者的要求。　　因此，秘书人员必须解放思想、胸怀全局，做到不在其位、当谋其政。同时，要不断拓宽自己的知识面，建造通才型的知识结构；大力培养宏观思维能力?以适应领导工作的辅助要求?　　（4）信息观念　　当今社会已经进入信息时代，谁重视信息，谁就能赢得主动。秘书作为领导的“耳目”，为领导者及时、准确、全面地提供信息是其重要的职责。因此，秘书人员必须树立信息观念。　　第一，要始终把重点放在捕捉反映重大、具有全局性或牵一发而动全身的信息上。越是重要、敏感和难度大的信息，越要予以关注，越要全力发掘。第二，必须注意了解和反映领导决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及解决问题的新思路，以便领导及时修正决策。第三，必须重视提高信息的质量，在时效性、真实性和适用性上下工夫。总之，秘书人员一定要有敏锐的信息意识，广泛收集信息，精心加工信息，准确提供信息，快速传递信息，充分利用信息，以适应领导决策和社会发展的客观要求。　　（5）创新观念　　首先，创新能力是知识经济时代对秘书素质的特殊要求。为了迎接科学技术突飞猛进和知识经济迅速兴起的挑战，必须坚持创新。创新是做好新时期秘书工作的要求，也是促使秘书人员不断提高素质，做好服务的不竭动力。秘书人员作为以知识和信息辅佐领导工作、服务人民群众的“工薪阶层”，必须具备创新意识和创新能力，以适应知识经济时代的?求。　　其次，创新能力是领导决策科学化对秘书素质的必然要求。如果说20世纪领导层的决策还存在很大的经验成分，到21世纪，必将由经验决策转变为科学化决策，这是科技和管理发展的必然趋势。秘书队伍作为辅助领导决策的一支特殊力量，其地位和作用越来越重要，领导者也对秘书的参谋作用越来越重视。而参谋的核心是创新意识，如果没有新思想、新办法，是不可能当好领导工作参谋的。　　再次，创新能力是秘书工作自身改革和发展的迫切要求。长期以来，由于种种原因，秘书人员非常缺乏创新精神和创新能力。保守的传统观念，严重束缚了?书人员的创新能力；陈旧的思?方式，压抑了秘书人员的创新能力。这种状况很不适应时代潮流和秘书工作的新形势，迫切需要秘书解放思想，开拓进取，树立创新观念，提高创新能力。　　（6）效率观念　　所谓效率观念，就是秘书人员提高单位时间内工作量的自觉意识。秘书工作是适应提高领导工作效率的需要而产生的，也是在提高领导工作效率的目标下发展的。离开提高领导工作效率，秘书工作就失去了存在的基础和意义。　　如今，社会发展的节奏明显加快，知识更新的速度日趋加快，信息传递的速度更加快捷，情况瞬息万变，这都要求秘书人员要重视工作效率问题。秘书工作效率的高低，直接影响到领导的工作效率，所以秘书无论是处理公文、办理事务、传递信息，还是参谋咨询、调查研究、督促检查，都必须在优质高效上下工夫，只有这样，才能适应飞速发展的时代要求。
　　是否勤于学习、善于学习、学以致用是决定秘书工作质量的关键因素。人的一生就是一个不间断的学习与实践过程，只有这样，才能适应新形势对秘书工作越来越高的要求。　　5.秘书的信用是一种宝贵的资源　　对于秘书来说，信用是一种宝贵的资源，是领导和同事信赖你的基础。没有信用，秘书在工作中可以说是寸步难行。　　也许从你成为秘书的那天起，你的领导和同事就已经开始通过你的言行，在悄悄地给你做信用等级评估了。领导让你这个星期三下班之前把报告交上去，你却拖到了星期五；同事请你帮他扫描一份文件，你答应在吃午饭前给他办好，可你却快到下班了还没动手……　　由于多是些鸡毛蒜皮的小事，领导和同事不一定都会跟你计较，但会慢慢地形成“你说话不算数”的负面印象。如果你总是不注意，那这种负面印象就会慢慢地降低你的信用等级。领导和同事们对秘书信用等级的要求比一般员工高得多，因为在很多时候你代表的是领导，说话必须算数，一言九鼎。　　一些秘书之所以会养成敷衍人家、不讲信用的坏习惯，根源是因为他们身上那种高人一等的无形优越感。在他们看来，总是别人在“求”自己办事，例如，今天市场部经理“求”自己让领导尽快把市场促销报告批下去，明天销售部经理“求”自己安排时间向领导当面汇报工作。而自己可以说是“万事不求人”，需要对方配合的时候，说是领导交办的，对方不办也得办。　　所以，在别人“求”自己办事时，也就不必那么认真了。敷衍别人的时候的确很轻松，既不必费心，也不会有什么损害。但你有初一，别人就会有十五；你今天敷衍别人，别人明天肯定也会敷衍你。　　其实秘书部门与职能部门的这种“求”是双向对等的，秘书也需要各部门配合与支持自己的工作，只不过秘书的“求”经常是以领导的指令形式出现罢了。例如，领导要你给他整理一份关于明年市场预测的材料，你就要“求”市场和销售这两个部门给你提供素材；又例如领导外出办事，你就要“求”行政或总务部门提供车辆等方面的配合。如果你老是敷衍市场部和销售部的人，那他们在给你提供素材时，不仅有可能在时间上找借口拖延，在质量上也可能会打“埋伏”，让你在领导那里不好交差。　　当然，对于不合理的或自己做不到的请求，秘书要学会拒绝，但是在拒绝之前，最好先耐心听对方把话说完，不让人觉得你在敷衍搪塞。对于有些人的要求，你虽然拒绝了，但是可以针对他的情况，提出自己的建议。如果能提出有效建议或替代方案，对方一样会感激你。另外，拒绝时除了提出替代建议，还可以每隔一段时间，去问问对方的情况，让他们也了解自己的苦衷与立场，这样就可以减少因拒绝而带来的负面影响。　　由于一些秘书没有学会拒绝的艺术，只要人家一求，就应承下来，结果不是因自己忙不过来而没给人家帮忙，就是自己根本办不到而让人家失望。例如，财务部经理交来一份文件，让你赶紧交给领导，在下班之前批复给他，你说没问题，领导现在不忙。可你交给领导之后，领导只扫了一眼，就继续思考自己的问题，此时你又不能给领导下“指示”，这样你就在财务部那里失信了。
　　做秘书不能事事较真，但为人一定要真诚。在处理各种人际关系时，必须从长计议，而这种长，不是一年或两年，而是10年、20年。与人方便，与己方便。即使自己将来从事另外的工作，这也是一种宝贵的资源。　　6.企业秘书应树立哪些意识　　（1）学习意识　　知识就是力量，企业秘书的成功更离不开知识的积累，而知识的积累主要靠学习。作为一个合格的企业秘书，就应该像扩大电脑内存一样储存并不断更新自己的知识。　　一是要加强有关的国家法律、法规学习，特别是与企业生产经营有关的法律法规知识，更要熟悉掌握，同时还必须掌握与本行业密切相关的法律法规。二是要学习生产方面的知识，了解生产现场设备和装置的性能，了解生产工艺流程。三是向书本学习，博?群书，锲而不舍，从书本中吸取智慧和知识。四是向实践学习，充分利用深入基层的时间，参加生产劳动，锻炼自己，增长知识。五是向领导学习，学习领导的领导艺术和工作能力。六是向群众和同事学习，学习他们的好经验、好作法、好思想、好作风。　　（2）效率意识　　树立强烈的时效观念，培养雷厉风行的办事作风，是企业秘书工作的基本要求，也是企业发展形势的需要。秘书人员办理任何事情，都要思维敏捷、雷厉风行，加快工作节奏，按照工作程序办文、办事、办会，特别要注重时效。不能出现拖拖拉拉、慢慢腾腾的现象，要抢时间、赶速度，争取以最快的速度和最好?质量办好每一件事。　　（3）奉献意识　　企业秘书工作是一项时效性强、任务繁重、生活清苦、默默无闻的工作，而且岗位重要、工作要求高、责任重大。这就要求秘书人员必须要有安于清贫、乐于奉献、埋头苦干、任劳任怨的精神，必须发扬“俯首甘为孺子牛”和甘当“无名英雄”的精神，绝不能为权力、名利所动，要殚精竭虑地做好本职工作。　　（4）严谨意识　　秘书工作无小事，秘书人员必须时时、刻刻、事事、处处坚持认真、认真、再认真，细致、细致、再细致的原则，面对千头万绪的工作，要分清轻重缓急，理清思路，不漏办、?误办、不错办，高质量地处理和起草每份文件，高效率地办好每件事情，做到事事有回音，件件有着落。切忌粗枝大叶、马马虎虎、敷衍塞责。　　（5）创新意识　　企业秘书要充分发挥主观能动性，努力适应加入WTO后给企业带来的新形势，努力学习新知识，研究新情况，考虑新问题；要多动脑筋，多想办法，为领导出点子，出好点子，出新点子；要多请示，勤汇报，主动为领导分忧解难；要开拓进取，大胆创新，力诫墨守成规、大出风头。　　（6）超前意识　　“凡事预则立，不预则废”。要做好秘书工作，就必?增强超前意识和主动意识；?要雪中送炭，更要“雨前送伞”，做到未雨绸缪。要超前接受新知识、新观点，学会创造性地开展工作，力争考虑问题快半拍；要注意收集资料，掌握动态，筛选出有价值的材料及时提供给领导。　　（7）形象意识　　秘书部门素有机关“窗口”之称，因此秘书人员的形象不仅是秘书个人学识、才能、品格等的体现，更体现了所服务的机关和单位的形象。秘书人员如果衣冠不整、油头粉面，或者格调低下，就会严重损害机关形象。特别是生产经营企业的秘书，经常与基层单位、外销客户打交道，代表机关和企业的形象，更要加强自身修养，内强素质，外树形象，洁身端行，勤政为公。　　（8）全局意识　　企业秘书的工作无论大小事，事事关系全局，无论是参与行政管理，搞好服务，还是提供后勤保障，都必须心系全局，善于从企业工作的大局考虑问题、处理事情，集中精力帮助企业领导解决重点和难点问题，自觉地服从服务于企业工作的大局。　　（9）守纪意识　　秘书人员在领导身边工作，处于一种特殊位置，要切实自觉抵制社会上存在的拜金主义、享乐主义、极端个人主义思想的侵蚀，正确对待个人利益，严格要求自己，不以领导名义办个人私事，不打领导的旗号托人情、拉关系，努力做到自重、自省、自警、自励。　　（10）保密意识　　保守秘密是秘书工作的重要职业道德规范。秘书在信息传递过程中，应牢固树立保密观念，严格执行有关保密法律、法规和制度，切莫以得知“内情”而炫耀，更不可以“秘密”讨好于人，做到不该看的绝对不看，不该听的绝对不听，不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，自觉养成保密的好习惯。
　　随着时代的发展，新的形势要求企业经营管理工作必须制度化、规范化、法制化，客观上对企业秘书的工作提出了更高的要求。要做好新形势下的企业秘书工作，就必须紧跟时代步伐，掌握科学的方法，并不断地完善自我。　　7.商务秘书应具备哪些能力　　能力，是人们从事一定活动的技能和本领。不同的职业对人们能力的要求是不同的。商务秘书是在市场经济条件下兴起的一种社会职业，以投资经营者和商务管理者为服务对象，主要从事行政办公事务性工作和决策辅助性工作。商务秘书应具备以下几种能力。　　（1）表达能力　　表达能力有两种：一是文字表达能力；二是口头表达能力。　　文字表达能力即运用文字书面形式反映客观情况、传递信息、表达思想的能力。商?秘书常常需要根据企业发展现状制定措施、编制计划，撰写各种报告，供企业决策时参考，因此书面表达能力是商务秘书的基本功。商务秘书要有深厚的文字修养，因为他的工作不仅要对材料进行综合分析，更主要的是对领导者的工作思路要进行演绎或归纳，将领导确定的原则具体化，将零散的思维条理化，将未成型的意图清晰化。所有这些都要靠规范、准确、精练的文字予以表达。　　口头表达能力，就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。它较书面表达使用频率更高，使用范围更广。秘书的口才，直接影响着他参谋和助手效能的发挥。“说”的过程?一方面是表达自己的理解和?解，另一方面也能跟领导、群众沟通。能说会道的商务秘书总是受人欢迎的，能说不只是一种修养，也是一种才能的显露。　　（2）学习阅读能力　　学习阅读能力，就是指感知书面信息知识的能力。社会的发展进入了信息时代，今天的领导和管理者比任何时候都需要迅速地获得有用的信息，以应付日益复杂和多变的环境。阅读文件，翻阅资料及业务书刊，是商务秘书收集信息的主要手段。对于商务秘书来说，阅读不但要迅速而且要准确，准确地领会文章的中心意思及准确地判断信息是否有用。日本经营学专家、日本系统研究中心总经理片方善治说：“在?入信息革命的今天，能否及早获得较多的信息，已成为事业成败的关键。而利用信息的关键不在于收集，而在于选择。”这就对商务秘书的阅读能力提出了更高的要求。　　（3）社交能力　　主要指与社会正常交往的能力。美国实业家，石油大王D·洛克菲勒“会付更多的薪水给擅长待人，而非擅长处理事务的人。”在这一点上，他与曾经的美国总统西奥多·罗斯福的观点不谋而合：“成功的第一要素是懂得如何搞好人际关系。”商务秘书应具备一定的社交能力，懂得多种场合的礼仪、程序，善于待人接物，善于运用交际手段和艺术，妥善处理交际中的矛?和冲突。　　商务秘书具有广泛的社交能力，做到既轻松愉快地完成工作，又能与外界保持良好的关系，是获得事业成功的重要条件。美国麦凯信封公司董事长麦凯告诉我们：“走出办公室，广结善缘，尽量推销自己，做一个消息灵通人士……都是建立人际关系的好方法。在工作世界里，人际关系经常是决定成败的关键。”　　（4）判断能力　　美国人才代征聘专家皮贝克说：“最重要的才能莫过于能作出正确的判断，而这种特殊才能将是电脑永远无法取代的。”为了实现领导的指示，商务秘书必须正确领会领导意图。?论是日常的还是突然而来的工?，商务秘书都必须从各个角度对问题进行思考和分析，尽快地作出判断，准确无误地应付，当机立断地去做，才不致出现失误或漏洞。　　美国企业界的传奇人物，美国克莱斯勒汽车公司总裁艾科卡说过：“如果你已经有了95%的资料，但想再取得其余的5%，却还得花费六个月。到了那时，市场行情已经变了，你的资料也过时了。生活的全部要点就是：选择时机。”可见在如今的“商战”中，商务秘书成熟敏捷的判断力更为重要。　　（5）掌握外语的能力　　随着市场国际化的发展和企业规模的扩大，越来越多的管理者?到国外进行投资、经济管理或??国际贸易交际、商务谈判、签订合同等，这就要求商务秘书要具备一定的外语能力。现在即使是没有涉外经营业务的企业，也要求商务秘书人员掌握1至2门外语，能够利用外语阅读或查阅资料，并熟练掌握外语会话、写作的能力。　　（6）计算机操作能力　　美国在线公司总裁史蒂夫·凯斯说：“当多数人上网时，这会以前所未有的方式让人掌握主动权。他们随时都能获得有关他们关心问题的信息，这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息，或进行日常事务处理，或进行复杂的计算，都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享，快捷地了解世界经济发展的现状，节约人力和时间。随着电子商务的兴起和发展，不断提高计算机操作能力对商务秘书而言是大势所趋。　　（7）创新能力　　创新能力是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。商务秘书的创新能力，是指创造性地贯彻领导意图，为领导工作提供最佳服务的能力。商务秘书能否发挥参谋作用，很大程度上取决于其创新能力的强弱。美国学者、管理专家加里·哈梅尔曾说：“崭新的思想是为公司也为自己创造财富的唯一途径。”没有创新的意识，没有创新的?维，没有创新的胆略，是不可能为领导决策提供有价值的参谋建议的。　　（8）运用WTO规则的能力　　WTO的核心是一整套进行国际经济贸易往来的游戏规则体系，是一种崇尚公平、开放、规范竞争的规则网络。中国加入WTO后，如何适应新的游戏规则下的竞争，并运用这些规则参与竞争，是必须首先解决的关键问题。中国企业在这一方面的能力还很薄弱，龙永图曾对此感慨地说：“入世后我们最大的风险不是开放，而是不熟悉规则”。作为商务秘书，应清晰地了解加入WTO对本企业到底面临哪些机遇和挑战，甚至能游刃有余地运用WTO规则。在尽可能短的?间内提高自身熟悉规则、运用规?的能力是使自己在竞争中获胜的法宝之一。　　要做一个合格的现代商务秘书，拥有多方位的能力是很重要的。一个优秀的秘书必须具有果断办事的本领，兵来将挡，水来土掩，拥有该出手时就出手的魄力。同时，他们懂得如何去努力寻找和挖掘机遇，并迅速果断地做出决定，最终取得令人羡慕的成果。
第三章　日常事务考验秘书
　　秘书的日常事务非常繁琐，工作范围十分广泛，如接听电话、收发邮件、做好会议记录……秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门的形象与竞争力，秘书岗位的重要性由此可见一斑。　　
1.秘书接听电话的技巧　　作为秘书，打电话虽然不是面对面地和别人直接交谈，然而必要的风度却是不可忽略的。使用电话时所讲究的风度，主要是要求人们在态度、语言、语气等各个?面，都要对通话对象礼貌、谦恭。　　在一般情况下，秘书接听电话时应注意以下几个方面：　　①发音要清晰，吐字要准确，切勿说话含混不清，鼻音太重。在通话时嗓门不要太高，通常通话时宁肯声音低—些，待对方提出来后再调高，切不可从—开始就抵达顶点。不要乱用隐语、乱打哑谜，尤其是不要采用自己生编滥造的词句，免得既“折磨”对方，又让自己感到不自在。假如自己说话带口音，或是明显地感到对方听起来有困难，那么应当有意识地放慢说话的速度，千万不要为了片面地“争时间，抢速度”，而使自己所说的话令人“理解困难”。?　②通话时要求面含微笑，这是一种风度。如果坚持这样做，既可以有效地调控自己的情绪，又可以“带动”自己的声音、语调，使对方感觉和蔼可亲。　　③应当遵循“铃响不过三”的原则。其含义是：接听电话时，以铃响三次左右拿起话筒最为适当。在日常生活里，应尽量遵守这一原则。电话铃声一旦响起，应立即停止正在做的事情，?快接听电话，并说明自己的身份。如果是接外部电话，应首先通报公司名称，例如：“某某公司”。　　④避免说“喂！”之类的话，因为这只会浪费时间，并无助于打电话的人，更不可三心二意地去做其他事情，也不?以一边与别人通电话，一边吃东西、喝饮料或是与自己身边的人闲谈。若是在通话进行中突然去干与之无关的事，而把话筒扔在一旁，更会给人留下不好的印象。　　⑤尽量不要让来电话的人等候。如果需要等候较长时间才能接通，最好是叫打电话的人先挂断，你接通后再给他回电话，以节省对方在打电话上所耗费的时间。　　⑥手头准?一本记事本和一支铅笔，以便记下有关事项，用左手拿听筒，这样可腾出右手写字。　　⑦当需要打电话者等候以便询问有关事项或收集一些材料时，应该说：“我去查看一些情况，请稍候一下好吗？”然后等待对方?回答。再拿起电话时，应该对对方表示道歉；但是如果需要较长时间才能弄清楚情况时，最好先让对方挂断，查清后再给对方打电话过去；如果因其他的原因需要对方等候，可以说：“对不起，您可以稍等一下吗？”看看对方的反应再做处理。&　　⑧当外部电话必须从一个分机转到另一分机时，要把打电话人的姓名和来意转到另一分机，这样?电话的人可不必重复他曾说过的话。&　　⑨如果打来的电话中断了，应把电话听筒放回原位，因为打电话的人将会尽快重新建立联系。&　　⑩即使在下午快下班时，也应该有意识并热情地向对方问好；如果知道打电话人的姓名，那么，在与他谈话时，要亲切地称呼他为某某先生或某某女士等。　　另外，当电话打来是找领导时，秘书应注意以下几点：　　①转让电话时，要转告清楚：“某某公司某某先生来电话找您。”&　　②转让话筒时，要快速简要地将从对方获得的信息转告领导。这样做可以省去对方重复同一事情的时间。　　③?领导相识的人打来电话时，由总机直接接到领导处为好。“某某公司的某某先生来电话了。”转达清楚后，并确认客人与领导的电话已经接通，再放下自己的话筒。　　④另外，平时要努力争取得到与领导相识的人的信赖，使他们能放心地委托你传话。　　⑤遇到不熟悉的客人或闭口不谈事由的客人，可先留着电话，了解一下该客人是否能与领导通话后再做处理。若是不熟悉的客人，可借口领导外出开会等，询问事由并记录。　　如果领导正在开会，可采取以下几种方式：&　　①转告对方会议预定在几点结束。如“会议预定在四点钟结束”。&　　②询问是否由自己这方重打。如“会议结束后，我们给您去电话好吗？”&　　③若由自己这方重打，要询问对方的电话号码。如“为慎重起见，请您将电话号码告诉我。”&　　④遇有急事，可用便条与会议室联系，请求指示。如“几分钟后我再给您去电话。”言毕撂下话筒。将电话的内容写在便条上，敲一下会议室的门：“对不起”，说完走进去，将便条交给领导，请求指示。不要因为是急事，就直接将电话接进会议室。　　当领导正在会客时，处理电话应注意以下几个方面：　　①最好先请示一下。如：是否可在您会谈时直接将电话接过?；&　　②用便条请示；　　③不能当场请领导接电话时，要客气地向来电话者道歉，可说：“实在是很抱歉，某某正在会客，回头我给您打电话好吗？”　　④如果领导不在公司时，原则上或请代理人接，?请对方留言，不要因为领导不在而不问事由就挂断电话。
　　现代秘书工作离不开电话，电话作为联系、沟通和表达感情的交际工具，已被人们普遍使用。正确地使用电话并掌握电话礼仪，将有助于与交往对象保持有效的联系。普普通通的接打电话，实际上是在为通话者所在的单位、为通话者本人绘制一幅给人以深刻印象的电话形象。　　2.秘书到达办公室后的日常整理工作　　在一般情况下，秘书至少要比领导提前15分钟到达办公室。提前到办公室，主要是为领导整理办公室，为领导办公做好准备工作。如果你每天在正式上班前有15分钟左右以上的富余时间，那么，你的精神就会非常放松，心情舒畅。　　秘书到达办公室后的第一件事，就是对着镜子迅速检查自己的仪容仪表，如看一下头发是否乱了，脚上的鞋子是否脏了等。在整理完领导的办公室之后，如果时间还有富余，可以松弛一下自己的心情，坐在办公桌前喝点咖啡或茶，顺便上网浏览一下新闻或看看报纸。除了时政要闻，秘书要多关心本行业的新闻。如果发现有领导感兴趣的报道，就下载打印或复印出来，待领导上班后拿给领导看。对于现代企业领导人来说，在开始繁忙的一天工作之前，了解当天行业内外的有关信息是非常重要的。　　浏览完报纸和网上新闻之后，检查一下有没有昨天自己下班后送来的文件，再在头脑中确认领导今天的日程安排等。　　不管是自己的办公桌还是领导的办公桌，如果办公桌上杂乱无章，不仅影响工作效率，而且在工作上容易出差错，所以，秘书在平时就要注意整洁，尽量让桌上放的东西有固定的位置，平时不用的东西一般不摆在桌面上，各个抽屉放什么东西应有个大致的归类，并养成每天下班之前收拾好办公桌的习惯。特别是要注意对领导的办公桌进行整理，防止泄漏机密。这些事看起来小，实际事关重大。　　当然，秘书的日常整理工作还包括以下许多细小的部分。　　①打开空调，调节温度，并注意换气。　　②擦拭写字台、衣帽架等家具上面的灰尘。　　③给领导削好铅笔，补充好办公用品，如别针、夹子等。如果铅笔、钢笔等在笔筒里摆放不规整，应该把它们码放好，并摆放在朝手这边，以提高工作效率。　　④定期给办公室的花卉浇水。如果摆放的是鲜花，到一定的时候要请花木公司的人来更换。　　⑤领导进办公室后，应根据领导的习惯或爱好，给领导沏茶或泡咖啡。　　⑥把当天早晨收到的报纸杂志和自己收集打印的要闻送交领导。如果上面有与本公司或本行业有关的重要信息，应用红笔在标题下划上波浪线，以提请领导注意。　　⑦确认纸篓里没有剩余的垃圾。　　⑧确认钟表和日历是否指示正确。
　　秘书的许多日常工作难度系数并不是很高，所以做好秘书工作的关键在于细节，在稳妥的前提下实现高效率。　　3.秘书资料的保存与送发　　秘书应保存的资料大致可以分为两种：一种是秘书部门共用的；一种是秘书个人专用的。这两种资料在保存的时间、使用的范围以及保存的方式上都有很大的不同。哪些资料归个人专用，哪些资料属大家共用，公司一般都有明确的规定。　　（1）属秘书部门共用的资料　　①政府法律和公司内的各种规章制度。公司一般都有自己的“文件保存年限规定”或“文件废弃规定”。根据这些规章制度，分别确定各种资料的保存期为5年或10年。秘书必须妥善保存的文件有“公司股东大会章程”、“公司年度决算报告”等。这些文件一般要立卷存档。　　②各种规定和标准。如董事会规定、出差差旅费规定、车辆管理规定、文书管理规定等。但是，每过一段时间公司就要对这些规定进行修订，因此，在保存这类文件时，应注意及时更新换旧。　　③各种业务手册，如国外出差指南、召开董事会程序等具体业务手册。　　（2）归秘书个人专用的资料　　①领导指示的记录。对于秘书来说，如果事事都要等待领导的指示，那么，秘书的工作就相当轻松简单。但是，对于领导来说，如果这样秘书就起不到助手的作用了。即使领导自己不忙，他也不会事事都给秘书作指示，除非一些特别重要的工作，领?会给秘书下达书面的命令以外，许多指示都是口头的，而且这些口头指示也不会是一字一眼，显得那样正经，一般都是随便说那么几句，点到为止，其余的就让秘书自己去理解和发挥。所以，秘书事后都应把领导的指示记录下来，到一定的时候让他确认一下。　　②领导的资料。作为领导的专职秘书，要把领导的一些往来书信、报告原稿、谈话记录以及以领导名义签发的指示和命令保存起来。还要保存领导目前处理工作所需的资料和业务问题的复印件。　　另外，像领导的身份证、驾驶证等一定要有复印件备份，如果你上星期为领导买飞机票跟他要身份证?今天买机票又跟他要身份证，那?就会很不高兴。　　③秘书个人的资料。根据领导的工作需要或当前正关注的一些问题，秘书专门收集的杂志、剪报，还有一些日后也许用得着的资料。比如，领导与某证券公司老总有很深的私交，秘书就收集了对方的一些个人情况，如他的健康状况、业余爱好、家庭成员等，这样，即使将来自己调动工作，新任秘书的工作也不会脱节。　　同时，秘书每天都会收到许多寄给领导的材料（包括邮件）。是不是一收到材料就要马上送给领导呢？不一定，一般是急件才需要立即送到领导办公室。　　如果送给领导的文件资?很多，就要分清轻重缓急，哪些东西应立即送到领导的办公室去，哪些东西可以先转给有关部门传阅，对于这些问题，都是凭秘书的经验来判断。　　一般来说，传真、电子邮件的内容都比较急，因此，收到传真、电子邮件后应该立即送给领导；如果领导正在开会或者出差在外，也应想方设法把它转送到领导手中。　　有些东西虽不像传真、电子邮件的内容那样紧急，但秘书也不能拖延，比如，某分公司送来一个请示报告，请示将公司生产的饮料改变一下包装式样，以适应消费者求新的需要。对于这份请示报告，秘书应赶紧送给领导批示，否则该分公司就?可能失去一部分市场，从而使整个?司的利益蒙受损失。　　将给领导送材料的顺序总结一下，应该参照以下顺序：　　①电话留言、传真、电子邮件、快递、挂号信。　　②私人信件。　　③一般信函。　　④公司内部通知。　　⑤杂志和样本等。　　一般来说，作为秘书，应该了解领导对什么东西感兴趣，对什么东西不感兴趣。对于邮寄来的一些东西，如新杂志和样本之类，只有在领导比较空闲的时候才能送给他看。如果是领导不感兴趣和太浪费时间的东西，就不要送给他。　　4.秘书如何做好会议记录　　会议记录是一种实用文体，是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它是会议情况的真实反映，通常是由负责记录的人员（如秘书）对会议进行情况及会上发言和决定事项进行记载。　　（1）会议记录的要求　　会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的政治责任心，以?肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的内容应记原话，不得任意取舍增删。会议的主要情况、发言的主要内容和意见，必须记录完整，不要遗漏。记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。　　（2）会议记录的格式　　①会议组织情况：要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、记录人等。　　②会议内容：由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。会议记录的结尾没有固有程式，以“散会”、“结束”、“完”等均可。　　（3）会议记?使用的工具　　会议记录可?用统一制发的会议记录本或记录纸,使用灌注有黑或蓝墨水的钢笔。　　（4）会议记录的技巧　　一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。　　一快，即书写运笔要快，记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然趋势，斜一点写。　　二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导人发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等做记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程?以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可读性，一篇好的会议记录应当可以独立成篇。　　三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如“但是”只记“但”，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。　　四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名；二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代?文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求处理。
　　会议记录的质量如何，将直接影响其日后转化为档案的质量。因此，秘书必须重视会议记录工作。　　5.秘书陪同领导出访应注意哪些方面　　许多时候，秘书需陪同领导出访客户。在这个时候，领导和秘书的配合程度直接关系到公司的形象，作好陪同工作是对秘书工作的基本要求。比如有重要的契约或接受订货时，必须与领导同行，这时一般有两种情况要注意：　　第一种是客户和领导有直接的关系。这时作为秘书，应该站在辅助的地位，和客户初次见面时应该亲切地寒暄，并且作适当的自我介绍，第一次就要给对方留下一个印象。在整个谈话过程中，要不卑不亢，给人以良好的感觉。　　当客户和领导谈话时，陪同的秘书应该细心地倾听。如果对方有问题问你，你要直接或间接地征询领导的意见，然后给对方以满意的回答。　　在谈判过程中，如果领导和客户在某个方面争论得比较激烈，你要适时地从中打圆场。　　在商谈结束时，无论成交还是不成交，都不要被当时的气氛所影响，应尽宾主之仪，亲切地道别，不要让对方有这样的评价：“这个公司的人员怎么一点礼貌都不懂？”或是：“这个公司领导还不错，可用人不太精明，怎么选了这么不懂礼貌的人来陪同？”　　还有一种情况是领导访问自己所熟悉的客户。这时首先要注意的是前面已讲过的不要“越位”，应该将自己立于领导和客户之间的中间人立场，使领导有许多讲话的机会。　　在领导与客户商谈时，应该注意领导的谈判技巧和应对方式，并且要充分掌握气氛。气氛过“热”时，适当地“降温”，如：“来，大家先喝杯茶。”气氛过“冷”时，不时地“加温”，可以说：“这茶不错，你们认为呢？”这样适度地转移话题，解除尴尬，才不失为中间人的身份。　　当然，这时也不能一味地骑墙，毕竟商谈是为了本公司的利益。因此，你要不太显露地为本公司出力。比如当领导在谈判中进一步向对方提问时，你可以若无其事地推动；当你认为领导谈判的内容不当或有必要进行更正时，应该很默契地助领导一臂之力。　　但是，你也不要过多地同领导联系以求占得上风，这样会使对方提高警惕，产生戒备心理，对双方的相互沟通无益。况且，有领导在场，你也大可不必过多地参与商谈的主要内容，领导心中自然是有数的。
　　在陪同领导访问客户时，秘书如果能配合他们，尊重他们，不仅能增进上下级的关系，而且在客户眼中会认为你是一个应对得体的好帮手，从而提高公司的信誉。　　6.秘书随从事务的工作程序　　秘书随从事务的类型很多，诸如随领导进行商务调查研究、随领导出席会议、谈判、商务出访（出县、出省、出国）。随从事务，往往内容不同，时间有短有长，但其工作程序却大致相同。　　以随从领导出访为例，其工作程序大致可分为三个阶段。　　（1）准备阶段　　当领导确定出访后，秘书要在出发前做好充分的准备工作，包括思想、组织、物质和资料等方面的准备工作。　　①思想准备。秘书要了解商务出访的意图、目的；出访的内容和重点；邀请单位和对象?参加出访的有关人员；出访的大致日程安排；希望邀请单位做哪些准备工作等。　　②组织准备。秘书要根据领导指示，拟订出访方案；通知有关部门确定参加出访的随从人员名单，并进行编组和分工；组织所有人员参加预备会，听取领导关于预备工作的指示，学习有关文件，布置具体任务；印发出访方案和日程安排；与邀请单位联系，使其有所准备。　　③资料准备。秘书要收集：邀请单位的历史沿革、领导班子、当前工作状况及评价的资料；同出访工作相关的领导指示政策、法规性文件；同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料；有关出访地?的地理、气候、交通情况以及风?人情方面的资料。　　④物质准备。秘书要携带：办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、录音笔等物品。　　（2）出访阶段　　①做好组织安排。领导商务出访免不了有察看商品生产现场、召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从秘书为其安排好时间、地点和有关人员。无论哪种活动，随从秘书都要做好记录，以便事后分析、研究。秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。　　②主动提出建议。在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处理的建议。　　③及时同本企业联系。在领导出访期间，秘书要同企业总部及时沟通信息。如将外出领导的活动情况及时用通讯工具告知企业，使企业留守领导者掌握外出领导的状态。同时也要从企业内部获取信息，使外出领导及时了解本企业的工作动向，保证领导信息灵通，以利领导作决策。　　④处理好日常事务。随从秘书要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾，要主动协调，尽量做到事半功倍，提高效率，还要尽可能保证领导的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。　　（3）结束阶段　　随从秘书要做好出访活动的善后工作?这个阶段主要有：　　①做好返程安排。联系安排好返程的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中食宿，确保领导的安全。　　②整理调查资料。回企业后，要把出访中发现的问题整理归纳成条，提出改进工作、解决问题的建议。　　③抓紧有关问题的落实。在出访时，领导答应办的事，回企业后，秘书要及时通知、督促有关部门落实，做到言而有信。　　④报销差旅费。随从秘书要协助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款。　　⑤回顾总结。随从秘书要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，?对秘书自身的提高不失为一种有效的办法。　　秘书在整个跟随领导外出活动期间，要时刻注意维护领导的威信，执行政策，遵守纪律，谦虚谨慎，平易近人，为领导同时也为自身树立良好的形象。　　7.秘书如何做好商务接待和拜访工作　　商务接待和拜访工作在秘书职业中必不可少。因此，学会一定的技巧，有助于工作的开展。　　在商务接待中遵循“以客为尊”的原则会让客人感受到你的亲和力。接待工作繁杂琐碎，如有疏漏，将会有损于企业的形象，给企业造成不必要的损失。　　在进行接待和拜访工作时，应注意以下几点：　　①接待人员服饰要整洁、端庄、得体、高雅；女性应避免佩戴过于夸张或有碍工作的饰物，化妆应尽量淡雅。　　②如果来访者是预先约定好的重要客人，则应根据来访者的地位、身份等确定相应的接待规格和程序。在办公室接待一般的来访者，谈话时应注意少说多听，最好不要隔着办公桌与来人说话。对来访者反映的问题，应作简短的记录。　　③客人到来时，领导由于种种原因不能马上接见时，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。　　④客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。　　⑤接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势，具体如下：　　a.在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。　　b.在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。　　c.在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员应先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。　　d.在客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。　　秘书在工作中，由于各种原因，经常要去拜访别人，这时就更需要讲究礼仪，才能使你尽量顺利地完成工作任务，达到拜访的目的。　　①拜访前应先和被访对象约定，以免扑空或扰乱主人的计划。拜访时要准时赴约。拜访时间长短应根据拜访目的和主人意愿而定，一般而言，时间宜短不宜长。　　②当你到达时，告诉接待员你的名字和约见的时间，递上你的名片，以便接待员能通知对方。　　③如果需要等待接见，应安静地坐着，不要随意与其他人员闲聊来打发时间，如果想抽烟，需先注意观察该场所是否允许吸烟。即使你等候时间过长，也不要明显地抬腕看表或显出不耐烦的样子。实在无法再等候，可以向秘书说明，并另定机会，不可大发雷霆。　　④当你被引到约见者办公室时，如果是第一次见面，应先做自我介绍，如果已经认识了，只要互相问候并握手就行了。　　⑤谈话时应开门见山，言归正传，而不要闲扯个没完。清楚直接地表达你要说的事情，与接待者的意见相左时，不要争论不休。对接待者提供的帮助要致以谢意，但不要过分。　　⑥要注意观察接待者的举止表情，适可而止，当接待者有不耐烦或有为难的表情时，应转换话题或口气；当接待者有结束会见的表示时，应立即起身告辞。　　⑦告辞时要同主人和其他客人一一告别，说“再见”、“谢谢”；主人相送时，应说“请回”、“留步”、“再见”。
　　商务接待和拜访工作对于业务往来、单位形象都非常重要。一般来说，秘书在拜访客户前，要对拜访对象的喜好以及对方的信用、信誉等方面有所了解，以免交谈时无话可说而陷入尴尬境地。　　8.秘书如何做好外事迎送工作　　迎来送往是常见的社交礼节，秘书认真做好迎送工作，举行周到的仪式，可使宾客高兴而来，满意而归。　　（1）确定迎送规格　　迎送规格应根据应邀客人的身份和到来的目的、性质和时间长短等因素综合考虑。外事迎送遵循对等的原则。迎送人员一般由级别相当的人员代为迎送，主人身份要与客人相差不大，同客人对口、对等为宜。其他迎送人员不宜过多。　　（2）掌握抵达和离开的时间　　迎候人员应当准确掌握对方抵达的时间，提前到达机场、车站或码头，以示对对方的尊重，只能由你去等候客人，绝不能让客人在那里等你。送别人员应事先了解对方离开的准确时间，提前到达来宾住宿的宾馆，陪同来宾一同前往机场、车站或码头；亦可直接前往机场、车站或码头恭候来宾，与来宾道别。在来宾临上飞机、火车或轮船之前，送行人员应按一定顺序同来宾一一握手话别。　　（3）做好接待的准备工作　　在得知来宾抵达的日期后应首先考虑其住宿安排问题。客人到达后，通常只需稍加寒暄，即陪客人前往宾馆，在行车途中或在旅馆简单介绍一下情况，征询一下对方意见后即可告辞。　　（4）迎送中的陪车　　迎送?辆都应事先安排好，不可临时调遣，给人以仓促之感。陪车时，应请宾客坐在主人右侧。上车时，客人要从右侧门上车，主人从左侧门上车。如果客人已先上车并坐在了主人位置上，则不宜再请客人挪换座位。　　（5）送客　　送客时，要表达依依惜别之情。一般客人可送至电梯及大门口，或送上车替客人关上车门。如果是贵宾，则必须送至机场、车站等地，并等客人的身影离开自己的视线后再离去。
　　秘书应把整个迎送活动安排得热情、周到、有条不紊，使客人有“宾至如归”的感觉，绝不能出现冷淡、粗心或怠慢客人的情形。要知道，迎来送往的每一个细节都是体现我们形象的重要组成部分。　　9.秘书如何拟定旅行计划　　公务旅行有不同的任务，如参加会议、实地考察、参观访问、业务洽谈、签订合同等；时间也有长有短，有的一两天，有的则长达数月。秘书在为领导作旅行安排时，必须向领导了解清楚本次旅行的目的、任务和要求，然后才能着手制定旅行计划。所谓“磨刀不误砍柴工”，这样才会事半功倍。　　拟定旅行计划，就是为了保证公务旅行的顺利。简而言之，就是要吃好、住好、休息好、工作好，使领导在有限的时间内，有条不紊地高效率完成预定的任务。秘书应力戒因旅行行程、工作计划安排不妥而造成不良后果。一般说来，商业旅行计划应包括：目的地、时间、交通工具、住宿、备注等。　　（1）目的地　　领导本次出差的地点（包括中转的地点）是哪里？一个或几个？既可详写，也可略写；还可写上本次旅行过程中开展各项活动的地点。　　（2）时间　　旅行出发、返回的时间，写清某月、某日、星期几，包括各个目的地的抵离时间和中转时间；开展各项活动的时间；就餐、休息的时间，等等。　　（3）交通工具　　出发、返回时使用哪种交通工具？途经何地？以及沿途路线?等等。　　（4）住宿?　住宿地点、住宿时间以及要求、规格，等等。　　（5）资料、物品携带　　出差的活动内容，如访问、洽谈、参观学习、会议宴会、娱乐活动或参加某种仪式以及相关的谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会国的指南，等等。　　（6）备注　　此外，还要注意各种事项，如抵达目的地需要中转的中转站或中转机场名称、休息时间、飞机起飞时间，以及某国家为旅客提供的特殊服务；在当地需要注意的一些风俗习惯和礼仪，等等。
　　如果出差内容较多，事务繁忙，秘书可以把以上计划内容制成工作时间表，这样可一目了然，做到心中有数。　　10.秘书如何安排旅馆住宿　　（1）住宿要求　　安排什么样的旅馆，一般都要根据其个人的喜好和习惯来决定。有的喜欢住清静优雅的小旅馆，不被人打扰；有的喜欢住富丽堂皇的高级饭店，这是一种身份的象征；有的喜欢住单人房间，单独行动；有的则喜欢两人合居一室，遇事有商量。　　如果公务旅行的地方是第一次去，在}