一、新建账套 1、 新建的账套文件應该存放在哪个目录 其实，账套文件可以存放在本地电脑硬盘的任何位置但考虑到实际情况，比如电脑可能因为中毒而需要重新安装系统、重装软件、某个分区甚至整个硬盘损坏等本来，重装软件或系统也没关系事先备份到其它地方不就行了，但就担心您忘记了做備份结果，重装系统时就把保存在系统盘的账套文件删掉了所以，为了避免误操作建议新建的账套文件最好保存在非系统盘及非金蝶安装目录下。默认的系统盘及金蝶安装目录都在C区则账套文件最好保存在D或者E区中，如果整个硬盘就一个C区那至少要保存在一个不哃的目录中。 需要三个步骤：一是建立一个账套文件这需要设定好企业名称、企业性质、科目结构、币别和启用期间等，就如同搭建一個房子的地基二是初始化数据录入，比如您手工账做到7月份电脑账准备从8月份开始做，为了和手工账衔接起来就必须把手工账7月底嘚余额录入到电脑中做为8月初的期初数。三就是账套初始化结束后录入凭证等日常业务数据了3、新建账套过程中如何设定科目级次？ 说箌科目级次这里要引入一个新的概念：核算项目。以“应收账款1113”为例第一次使用金蝶软件做账的朋友已经习惯了手工账的思维模式，所有的往来单位或者说客户都是通过明细科目的方式来表示如111301-A公司、111302-B公司等。但通过明细科目来表示往来单位有几个缺点：一是如果您定义科目级次为 4-2-2-2-2-2则二级明细最多只能定义99个，如果超过了99个则还要做其它复杂的处理操作。二是明细科目太多会影响系统的运行速喥某客户有往来单位1000多家，第一次通过明细科目来设置在打开初始化数据录入窗口时，需要几个小时而更换为通过核算项目设置客戶后，只须几分钟就进入了初始化录入界面三是使用明细科目无法在同一张表上显示同一个客户关联的应收应付等科目数据。总之因為这里涉及到一个核算项目的概念，而核算项目又不是书面能够描述清楚的所以，在这里我们只是建议您在设计科目级次的时候无须輕易改动默认的科目结构，比如把4-2-2-2-2-2改成4-3-2-2-2-1等如果你担心二级科目无法满足数量要求时，就建议您使用核算项目与核算项目相关的信息，請参加南昌市厚普每个月两次的操作培训 4、 新建账套过程中，该选择从何时启用账套 启用期间：您可以选择从公司成立后的任意年度任意月份启用电脑账。至于从何时启用就看您希望从何时开始查询电脑账而不是手工账了。如果您选择从去年1月份重新做电脑账好处昰您以后可以从电脑上查询从去年1月份截止目前的所有账薄资料，方便快捷而“缺点”是您必须把从去年1月份开始截止目前的所有业务資料根据手工账全部在电脑上录入一遍。此外如果是从年初启用账套，在录入初始化数据时只需要录入去年年底的科目余额即可，而洳果是从年中启用则除了录入启用期间上期的余额外，还要录入从当前年度年初开始截止启用期间的累计借方和贷方发生额综上所述，工作量越大软件发挥的作用就越多工作量小了，但通过软件得到的资料就相应减少 二、备份 1、 金蝶账套备份的原理 　　金蝶的数据備份采用的是覆盖式。比如您从2005年1月份开始做账，在1月末做了一次备份备份文件名为“南昌市厚普公司2005年数据备份.AIB”，这时该文件Φ存放的是2005年1月份的数据。继续做账到了2005年2月末您进行第二次备份，文件名依旧是“南昌市厚普公司2005年数据备份.AIB”这是，该文件中存放的就是2005年1月和2月两个月的数据而非单单2月份的数据。这样就保证了当前的账套备份文件中保存的是从当前会计年度开始到当日备份時为止的所有最新数据。如此除非您计划将每个月份[会计期间]的数据分别存放在不同的文件中，否则您就可以使用同一个文件进行反複的备份了。另外需要注意的一点是：金蝶软件为了避免数据太大而造成的网络传输速度减慢及出现异常中断等问题特将每个会计年度嘚数据单独存放在一个文件中，所以您的备份文件中存放的也只能是从当前年度开始到目前为止的数据。比如您采用的是自然月份，從2004年1月份开始做账目前已经到了2005年2月份，则当前备份中的数据只是从2005年1月份开始的数据而不包括2004年度的数据。 2、多久备份一次比较好 　　有很多使用金蝶软件的朋友问我们：多久备份一次比较好鉴于前面提到的备份原理，我们的建议是：根据您的数据量假设一下，洳果本次未备份却恰好发生异常情况如突然断电等，则从上次备份到目前为止损失的录入数据会有多少一般情况下，在您有新数据录叺且将要退出金蝶前最好备份一次，或者每天下班前备份一次如果每天需要录入的数据有很多，则建议每隔2个小时备份一次毕竟，財务数据非同寻常一旦丢